REFA Consulting

Unternehmensberatung.

Leistung steigern durch Transparenz

Den Wettbewerb um die vordersten Plätze am Markt gewinnt, wer die Kundenanforderungen bestens kennt und gleichzeitig das Leistungspotenzial des eigenen Unternehmens genau einschätzen kann.  Nur so können Anbieter selbstbewusst „hart am Wind segeln“, sichere Spielräume in Verhandlungen um Preise und Lieferzeiten nutzen. Häufig ist den Verantwortlichen gar nicht bewusst, wo die Schwachstellen im Unternehmen liegen und mit welchen Stellschrauben die Performance der Prozesse gesteigert werden kann.

Die nötige Transparenz im Betriebsgeschehen erhält man am besten durch eine Prozessanalyse, so die Erfahrungen der REFA-Berater. Sind die Ist-Abläufe mit Zeiten, Mengen und Kosten erst einmal bekannt, können Schwachstellen und Engpässe identifiziert, Verschwendungen durch geeignete Maßnahmen entgegengewirkt werden. Das heißt, die Prozessoptimierung ist die logische Konsequenz der Prozessanalyse und der entscheidende Schritt zu einem exzellenten Wertschöpfungsprozess. Die REFA Consulting AG unterstützt Sie dabei mit Rat und Tat.

Fallbeispiel Prozessoptimierung >>

Prozessanalyse

Bei einer Prozessanalyse wird die Gesamtheit sich gegenseitig beeinflussender Vorgänge zwischen einem definierten Ausgangs- und einem definierten Endzustand innerhalb eines Systems systematisch untersucht. Dabei werden die einzelnen Vorgänge bzw. Aktionen und ihr Zusammenwirken betrachtet, um den Prozess zu durchdringen und um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erfassen. Folgende Prozessanalyse-Methoden können dabei eingesetzt werden: die SWOT-Analyse, das Ishikawa-Diagramm, die Fehlermöglichkeits- und einflussanalyse (FMEA), der Morphologische Kasten oder das Prozess-Portfolio-Diagramm.

Die Prozessanalyse wird klassischerweise zur Optimierung von Produktionsprozessen eingesetzt, jedoch zunehmend auch im Projektmanagement und bei Verwaltungsprozessen. Deshalb spricht man oft auch von einer Geschäftsprozessanalyse. Das Ziel ist stets dasselbe  Schwachstellen sollen durch veränderte Prozessgestaltung beseitigt, Potenziale durch Prozessverbesserung genutzt werden. Dadurch soll die Effizienz bestehender Abläufe sowie der Einsatz der dafür benötigten Ressourcen kontinuierlich und nachhaltig verbessert werden. 

Aufgrund sich permanent ändernder Rahmenbedingungen im unternehmerischen Umfeld und zunehmender Individualisierung der Produkte (bis hin zur Losgröße 1) in der Fertigung ist es erforderlich, Prozesse permanent zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern (-> Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP). Die Prozessanalyse ist also eine fortwährende Aufgabe der Unternehmens- bzw. Organisationsentwicklung.

Die Auswahl der zu analysierenden Prozesse wird anhand von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) festgelegt. Folgende drei Bereiche werden dabei betrachtet: Prozessqualität  (z. B. Null-Fehler-Standard), Zeit (z. B. Verringerung der Durchlaufzeit) und Kosten (z. B. geringer Ressourcenverbrauch). Top-down sollten zunächst die (übergeordneten) Kernprozesse auf die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren analysiert werden, gefolgt von den (untergeordneten) Teil- und Nebenprozessen. Für die gesamte Organisation lässt sich auf Basis dieser Prozessbeschreibungen eine umfassende Prozesslandkarte erstellen, welche alle Abläufe abbildet und Verbesserungspotenzial aufzeigt.

Für die Prozessanalyse und die folgende Prozessoptimierung verwenden die Berater der REFA Consulting AG eine sechsstufige Planungssystematik. Diese kann auch im Projektmanagement eingesetzt werden. Sie besteht aus folgenden Schritten:

  • Analyse der Ausgangssituation
  • Bewertung und Beurteilung der Analyseergebnisse
  • Erarbeitung von Lösungen
  • Feinplanung zur Umsetzung der Lösungen
  • Einführung der Lösungen und Test im Probebetrieb
  • Etablierung der Lösungen

Prozessoptimierung

Die Ergebnisse der Prozessanalyse bilden die Grundlage für die sich anschließende Prozessoptimierung. Diese umfasst alle Maßnahmen, die in einer Organisation der Verbesserung der Gesamtheit sich gegenseitig beeinflussender Vorgänge (Input, Bearbeitung, Output) zwischen einem definierten Ausgangs- und einem definierten Endzustand innerhalb eines Systems in Bezug auf ihre Effektivität, Effizienz und/oder Serviceorientierung dienen.

Ziel ist es, die bei der Prozessanalyse identifizierten Schwachstellen und Ineffizienzen innerhalb bestehender Geschäfts-, Produktions-/Fertigungs- und Entwicklungsprozesse zu beseitigen. Die Prozessoptimierung, oft als Element des Qualitätsmanagements angesehen, wird damit Teil eines umfassenden integrierten Prozessmanagements.

Die Optimierung selbst kann ohne Unterbrechung der betrieblichen Abläufe (z. B. als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), nach Six Sigma, Kaizen oder mit der Balanced Scorecard und ggf. nach Einsatz von Kreativtechniken zur Ideenfindung) im Rahmen eines integrierten Prozessmanagements (Stichworte: Business Process Reengineering (BPR), Lean Production, Lean Management, Total Quality Management (TQM)), aber auch „disruptiv“ durch Einführung neuer Verfahren und Technologien erfolgen.

Sowohl bei der Prozessanalyse als auch bei der anschließenden Prozessoptimierung des Betriebsgeschehens leisten die Experten der REFA Consulting AG wirkungsvolle Unterstützung und Prozessberatung. – Nehmen Sie uns beim Wort.

Ihre Ansprechpartnerin

Bettina Dirks
Bettina Dirks
Koordination Consulting
0231 9796-135
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