Case Studies, Fallstudien und Fallbeispiele

Case Study Multimomentstudie

Multimomentstudie in einem Klinikbetrieb

Projektzeitraum: September 2016 - Dezember 2016
Beteiligte Berater: 3


Ausgangssituation

Dienstleistungen„ in „Pflege- „und „Gesundheitseinrichtungen„ sind„ in„ der „Regel „personal- und „häufig„ auch„ kapitalintensiv. „Ein „Betreiber „von „mehreren„ Kliniken „möchte„ mit „vertretbarem„ Aufwand„ das„ Optimierungspotenzial„ voll„ ausschöpfen. Transparenz „bei„ den „Abläufen„ in „der „Klinik „ist „gefragt. „Dazu „werden „Daten „zur „Zeitdauer „einzelner „Aufgaben„ und„ Prozesse„ in „den „Kliniken „benötigt.


Ziel der REFA-Beratung

Prozesse im Klinikbetrieb sollten auf bislang nicht erschlossene wirtschaftliche Potenziale hin untersucht werden.

Case Study Multimomentaufnahme


REFA-Vorgehensweise

Durchführung„ einer„ Multimomentstudie„ mit„ Selbstaufschreibung,„ ergänzt„ um„ Ablaufstudien und Zeitaufnahmen „für „einzelne„ Arbeitsplätze.

1. Schritt

Vorbereitung der Multimomentstudie und Erstellung von Aufgaben- und Prozess-Listen (APL)

  • Auswahl„ der „Abläufe/Prozesse, „die „untersucht „werden „sollen
  • Strukturierung„ der „Aufgaben „und „Teilaufgaben „in „diesen„ Prozessen„„
  • Erstellung „von „Aufgaben-Prozess-Listen „mit „ausgewählten„ Mitarbeitern „in „Workshops„
  • Information „und„ Einweisung„ der „Mitarbeiter „in „die „Bedienung„ des „Signalgebers „und„ Vorstellung „der „Aufgabenliste

2. Schritt

Durchführung und Betreuung der Multimomentstudie mit Selbstaufschreibung (MMS)

Zeitraum„ von„ einem „Monat,„ um„ Schwankungen „innerhalb„ eines„ Monats „zu „berücksichtigen


3. Schritt

  • Ermittlung„ von „Anteilen „einzelner„ Prozesse „und„ Aufgaben „am„ Gesamtaufwand
  • Ermittlung„ der „Aufwände „für„ die „einzelnen„ Bereiche„„
  • Ermittlung„ der„ Tätigkeitsanteile,„ bezogen„ auf„ die„ einzelnen„ Aufgaben„„
  • Ermittlung „von „Aufwänden,„ bezogen„ auf „Kostenträger„„
  • Projektion „der „Notierungen„ auf „die „tatsächlich „geleisteten„ Arbeitsstunden„ und„ Ermittlung„ des„ benötigten „Aufwandes „für „einzelne„ Aufgaben „in „Stunden„ und„ Minuten„
  • Auswertung „der „Notierungen „mittels „Standardsoftware„ und„ Ermittlung„ von„ Anteilen„ für„ einzelne„ Aufgaben„
  • Ermittlung „von „Zeitanteilen „(planmäßige„ Zeiten „= „Wertschöpfung)„ und„ Verteilzeiten „(unplanmäßige„ Zeiten).

Durch„ die „zeitliche „Zuordnung„ der„ Ereignisse„ erfolgen „auch „Auswertungen „hinsichtlich„ der „tageszeitlichen „Verteilung „der „Aufgaben„ und„ Zeitbedarfe.

Mit „der„ Multimomentstudie„ können„ somit „Aufgaben,„ Prozesse,„ Arbeitsplätze „und „Bereiche„ identifiziert „werden, „in „denen „Optimierungspotenziale„ brachliegen. „Diese„ lassen„ sich„ nun„ mit„ Ablaufstudien„ genauer „untersuchen. „Ferner „können „auch„ die„ Daten, „die „in „Selbstaufschreibung„ erhoben„ wurden, „verifiziert „werden.„ Aus„ dem „detaillierten „Einblick„ in„ die „Prozessabläufe „lassen„ sich „Verbesserungsansätze„ ableiten.


4. Schritt

Case Study Multimomentaufnahme

Durchführung von Ablaufstudien/Zeitaufnahmen für ausgewählte Prozesse und Bereiche

  • Zu„ ausgewählten „Abläufen„ werden„ die„ Zeitbedarfe„ und„ ggf.„ weitere„ Daten„ erfasst
  • Die „Aufnahmedauer„ wird„ so „gewählt, „dass„ die „tatsächliche „Situation„ repräsentativ „abgebildet „wird.„„
  • Zur „Datenerhebung „wird „das„ Datenerfassungsgerät „REFA „Chronos „eingesetzt.

5. Schritt

Auswertung der Ablaufstudien

  • Quantifizierung„ der „Daten „aus „der „Multimomentstudie„ für „gemessene„ Prozesse„ und „Aufgaben
  • Ermittlung „von „planmäßigen „und „unplanmäßigen„ Zeiten„ einzelner „Prozesse„ und „Aufgaben
  • Darstellung „von „Ursachen „für„ Blind- „und „Fehlleistungen„ (Es„ werden „Kosten „verursacht, „aber„ es „entsteht„ keine„ Wertschöpfung.)„
  • Aufzeigen„ von „Verbesserungspotenzialen

6. Schritt

Personalbedarfsermittlung

Bei„ der „Ermittlung„ des „Personalbedarfes „werden „für „die „planmäßigen „Aufgaben„ die „notwendigen„ Zeiten„ je „Vorgang „bestimmt „und„ mit „den „Vorgangsmengen „multipliziert. „Nicht„ planmäßig „vorkommende „Aufgaben„ werden „im „Zusatzbedarf „berücksichtigt.„


Ergebnisse dieses Beratungsprojektes 

Durch „die„ professionelle„ Einbindung„ der„ Mitarbeiter „und „den„ Einsatz„ von„ bewährten „REFA-Methoden „konnten„ wirtschaftliche„ Potenziale„ identifiziert„ und „quantifiziert „werden.„ Danach„ erwiesen „sich„ insbesondere„ die „Schnittstellen „zwischen„ den„ Bereichen „als „notwendige „Gestaltungsschwerpunkte,„ damit„ im„ Klinikbetrieb„ die„ benötigten „Ressourcen„ noch„ besser„ zur „richtigen „Zeit, „am„ richtigen„ Ort, „in „richtiger „Menge„ mit „qualifiziertem „Personal„ eingesetzt„ werden „können.


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