Zeitfresser und Effektivitätslücken finden und beseitigen
Sie möchten die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens verbessern und vermuten bereits, wo die Ratiopotenziale und Schwachstellen liegen? Allerdings wissen Sie nicht so recht, wo Sie ansetzen sollen? Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Maschinen optimal ausgelastet und der Mitarbeitereinsatz richtig bemessen ist? Mit einer Multimomentaufnahme machen Sie das Betriebsgeschehen transparent. Setzen Sie dabei auf das Know-how und die Erfahrung der Experten von REFA Consulting.
Was genau ist eine Multimomentaufnahme?
Im Rahmen einer Multimomentstudie erfasst man stichprobenartig statistische Werte über die Arbeitsabläufe eines Teams, eines Mitarbeiters oder einer Maschine. Die Tätigkeiten, Funktionen oder Ereignisse werden zu vorher festgelegten Zeitpunkten auf Rundgängen durch den Untersuchungsbereich beobachtet und notiert. Werden solche Beobachtungen in ausreichender Zahl gemacht, kann von der Stichprobe auf die Gesamtheit geschlossen und eine Aussage zu den Anteilen der vorkommenden Ereignisse, Funktionen oder Tätigkeiten getroffen werden.
Geistige Tätigkeiten bei administrativen und kreativen Aufgaben lassen sich nicht durch Außenstehende beobachten. Hier kommt in der Regel die Multimoment-Selbstaufschreibung zum Einsatz, bei der in zufälligen Abständen ein Erfassungsgerät den jeweiligen Mitarbeiter auffordert, seine gerade ausgeübte Ablaufart einzugeben. Die Multimomentaufnahme kann so in nahezu jedem Unternehmensbereich eingesetzt werden.
Die Vorteile einer Multimomentaufnahme
Als Vorteile der Multimoment-Studie können vor allem der vergleichsweise geringere Erfassungsaufwand gegenüber einer Vollerhebung, die Flexibilität bezüglich der gewünschten Genauigkeit der Ergebnisse und die schnelle Auswertbarkeit der Daten aufgeführt werden. Zudem entstehen keine personengebundenen Daten und die Aufnahme kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Auf Basis der Stichprobenergebnisse lassen sich Aussagen über die zeitliche Struktur von Tätigkeiten und Abläufen machen. Durch eine Multimomentaufnahme wird Ihr Betriebsgeschehen transparent, Sie erkennen Schwachstellen und „Flaschenhälse“. Damit ist die Basis für fundierte Prozessanalysen und -optimierungen geschaffen. Die Ergebnisse bieten Ihnen somit die optimale Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) im Unternehmen.
Achtstufiges REFA-Standardprogramm Multimomentaufnahme
Nachfolgend der Ablauf einer Multimomentaufnahme nach dem REFA-Standardprogramm:
1. Ziel festlegen
Wie bei jeder Datenermittlung ist zunächst das Ziel der Multimomentaufnahme zu formulieren. Damit einher geht die Festlegung der zugrunde liegenden Arbeitsplätze und der beteiligten Mitarbeiter und Betriebsmittel. Beispielhafte Ziele sind die Ermittlung von (Zeit-)Anteilen für bestimmte Ablaufarten am Gesamtprozess, von Beschäftigungsgraden der Mitarbeiter oder von Nutzungsgraden bei Betriebsmitteln.
2. Ablaufarten festlegen und beschreiben
Es ist festzulegen, welche Ablaufarten für die Untersuchung relevant sind. Bedingung ist, dass diese Ablaufarten durch kurzzeitiges Beobachten eindeutig identifizierbar sind. Auch sollte man sich auf wenige Ablaufarten beschränken, da jede zusätzliche Ablaufart den erforderlichen Beobachtungsumfang überproportional erhöht. Andererseits müssen die Ablaufarten so gewählt und beschrieben sein, dass alle möglichen beobachtbaren Abläufe auch aufgenommen werden können.
3. Rundgangsplan festlegen
Die Rundgangswege und die Beobachtungsstandpunkte werden festgelegt und in einem Rundgangsplan skizziert. Ein Beobachtungsstandpunkt ist die räumlich spezifizierte Stelle, von der aus die Beobachtung im Augenblick des Vorbeigehens erfolgen soll.
4. Zahl der Beobachtungen festlegen
Die Anzahl der erforderlichen Beobachtungen (Stichprobenumfang) ist abhängig von dem geforderten absoluten Vertrauensbereich f' der Ergebnisse. Dieser Wert gibt ein Intervall an (in % vom erhaltenen numerischen Wert), in dem der tatsächliche Wert vom in der Multimomentaufnahme ermittelten Wert (bei vorgegebener Aussagewahrscheinlichkeit, üblicherweise 0,95) abweichen darf. Als praktisches Hilfsmittel zur Bildung der Stichprobe stellt REFA ein Nomogramm zur Verfügung. Je kleiner der Wert von f' wird, desto mehr Beobachtungen sind bei einem bestimmten Anteilswert p erforderlich. Deshalb sollte die gewählte Genauigkeit sich stets an den pragmatischen Anforderungen orientieren.
Die Zahl der erforderlichen Rundgänge ergibt sich aus der absoluten Zahl der notwendigen Beobachtungen n und aus der Menge der je Rundgang möglichen Beobachtungen. Je mehr Beobachtungen pro Rundgang, desto weniger Rundgänge sind erforderlich - vorausgesetzt, an jedem Punkt werden auch die gleichen Sachverhalte beobachtet.
5. Rundgangszeitpunkte bestimmen
Damit die statistischen Anforderungen erfüllt werden und auch die unbewusste Beeinflussung der Ergebnisse durch den Beobachter ausgeschlossen wird, müssen die Zeitpunkte für die einzelnen Rundgänge zufällig gewählt werden.
Zunächst wird hierzu festgelegt, wie viele Beobachtungen pro Tag durchgeführt werden sollen. Diese hängen vor allem davon ab, wie häufig die jeweiligen Ablaufarten sich verändern. Wechseln sie schnell, sollten viele Beobachtungen vorgesehen werden; wechseln sie selten, reichen auch weniger Beobachtungen aus. Weitere Einflussgrößen auf die Rundgangshäufigkeit sind dessen Dauer, die geplante Dauer der Multimomentstudie an sich sowie die Anzahl der einsetzbaren Beobachter.
6. Die ersten 500 Beobachtungen durchführen
Die Rundgänge werden in einem Rundgangsplan festgelegt. Dabei sind die Rundgangszeitpunkte unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Pausen zufällig festzulegen. Durch Proberundgänge sollte vor Beginn der eigentlichen Multimomentaufnahme geprüft werden, ob jeder Beobachter jedes Merkmal auch richtig notiert. Dabei können sich die Beobachter auch mit der Aufnahmetechnik vertraut machen. Außerdem kann der Beobachtungsbogen nochmals hinsichtlich seiner Vollständigkeit und Praktikabilität überprüft werden.
7. Zwischenauswertung
Mit steigender Anzahl Beobachtungen ergibt sich eine Verteilung der Häufigkeiten der beobachteten Ablaufarten, die sich zunehmend der wirklichen Verteilung annähert. Erfahrungsgemäß sollte nach rund 500 Beobachtungen eine Zwischenauswertung erfolgen, in der die ursprünglich geschätzte Verteilung durch die nunmehr näherungsweise ermittelte ersetzt wird. Es wird geprüft, ob die ursprünglich vorgesehene Anzahl von erforderlichen Beobachtungen für die gewünschte Genauigkeit ausreicht oder ob sich gar die Studie verkürzen lässt.
8. Endauswertung
Die Endauswertung folgt im Wesentlichen der gleichen Vorgehensweise wie die Zwischenauswertung. Wird eine leistungsfähige Tabellenkalkulation eingesetzt, so kann eine kontinuierlich erweiterte Zwischenauswertung am Ende der Studie sogar die Endauswertung sein.
Wie wir die Multimomentaufnahme für Sie begleiten
Wir führen die REFA-Multimomentaufnahmen mit modernster Hard- und Softwareunterstützung durch, sodass aufwendige Berechnungen von Hand komplett entfallen. Alle Details werden Ihnen anschließend rechtskonform in einem übersichtlichen Abschlussbericht zur Verfügung gestellt, mit dem Sie unmittelbar in die Analyse- und Optimierungsphase einsteigen können.
