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Die Prozessanalyse ist der Schlüssel zu effizienten Arbeitsabläufen. Überall im Unternehmen laufen Prozesse ab, die miteinander verzahnt und damit voneinander abhängig sind. Mit schlanken, effizienten Prozessen steht und fällt der Unternehmenserfolg. Doch wie sieht es in der Praxis aus? In den meisten Betrieben gibt es an dieser Stelle viel Optimierungspotenzial: Prozesse sind häufig unzureichend strukturiert, dokumentiert und standardisiert. Hier geht kein Weg daran vorbei, die Abläufe im Unternehmen gründlich zu erfassen, zu analysieren und zu optimieren.

Exzellenz durch optimale Abläufe im Unternehmen – Eine gründliche Prozessanalyse schafft die Basis

Allerdings ist es in der Praxis kaum möglich, alle Unternehmensprozesse im Blick zu haben und ständig so zu verändern, dass sämtliche Schwachstellen beseitigt werden. Wichtig ist es daher, bei solchen Engpässen und Problemen anzusetzen, bei denen die wirksamsten Verbesserungen erreicht werden können. Bei der Auswahl und Darstellung der Prozesse, die genauer auf ihre Schwachstellen hin analysiert werden sollen, können Verfahren zur Prozessmodellierung mit Leistungsindikatoren zur Prozessqualität hilfreich sein.

Welche Methoden der Prozessanalyse eignen sich am besten, um komplexe Abläufe zu beschreiben, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren? Drei der gängigsten Methoden, nämlich die SWOT-Analyse, das Prozess-Portfolio-Diagramm und das Ishikawa-Diagramm, möchten wir Ihnen vorstellen.

SWOT-Analyse – wichtiges Tool moderner Unternehmensführung

Wichtige Kernprozesse können zunächst einer SWOT-Analyse unterzogen werden. Hierbei geht es darum, die Stärken (Strenghts) und Schwächen (Weaknesses) des Prozesses zu bestimmen und anschließend die Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats)  für die Zukunft abzuschätzen. Die folgende Übersicht zeigt eine Auswahl möglicher Fragestellungen.

Stärken – Strengths

  • Wodurch zeichnet sich der Prozess besonders aus?
  • Welche Stärken kennzeichnen ihn?
  • Inwiefern ist es ein gut funktionierender Kernprozess des Unternehmens?

Schwächen – Weaknesses

  • Was sind die Schwächen des Prozesses?
  • Inwiefern funktioniert der Kernprozess nicht so gut wie gewünscht?
  • Was sind konkrete Defizite in Bezug auf Kosten, Zeit, Qualität?

Chancen – Opportunities

  • Worauf lässt sich bei diesem Kernprozess in Zukunft bauen?
  • Welche Möglichkeiten gibt es, den Kernprozess weiter zu verbessern?
  • Welche Potenziale liegen in diesem Kernprozess begründet?

Risiken – Threats

  • Welche Gefahren oder Risiken könnten sich aus dem Kernprozess ergeben?
  • Wo könnten Leistungsdefizite entstehen?

Prozess-Portfolio zur Einordnung von Kernprozessen eines Unternehmens

Ein weiteres Werkzeug der Prozessanalyse ist die Portfolio-Analyse. Dazu werden die zu prüfenden bzw. vergleichenden Prozesse in einer Matrix (Portfolio-Diagramm) hinsichtlich folgender Merkmale eingeordnet:

  • Strategische Bedeutung, gemessen am Beitrag des Prozesses zur Erreichung von wichtigen Zielen und zur Umsetzung von Strategien
  • Verbesserungspotenzial, gemessen an Art, Umfang und Umsetzbarkeit von Maßnahmen zur Prozessverbesserung

Welche Prozesse miteinander verglichen werden, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. So lassen sich wichtige Kernprozesse wie Produktinnovation, Markteinführung, Produktion, Supply Chain Management, Vertrieb, Personalbeschaffung oder Kundenservice bezüglich ihrer strategischen Bedeutung und ihrem Verbesserungspotenzial vergleichen. Genauso können Prozesse für einzelne Geschäftsfelder analysiert und in entsprechende Portfolios platziert werden. Die folgende Abbildung zeigt exemplarisch ein mögliches Prozess-Portfolio für ausgewählte Kernprozesse eines Unternehmens.

Prozessanalyse-Methoden

Ursachenanalyse für Schwachstellen mit Ishikawa

Wer die Kennzahlen und Leistungsindikatoren eines Prozesses überprüft und mit den Mitarbeitern vor Ort spricht, kann Schwachstellen meist schnell erkennen. Stapel und Warteschlangen, überflüssige oder veraltete Informationen, manuelle Nacharbeit, häufiges Rückfragen, unklare Anweisungen und vieles mehr sind Zeichen dafür, dass etwas nicht optimal läuft. Die Ursachen und Gründe hierfür sind nicht immer offensichtlich. Hier können mit einer Ursachen-Wirkungsanalyse die eigentlichen Mängel und damit Optimierungspotenziale sichtbar gemacht werden.

Ein Werkzeug für die Ursachen-Wirkungsanalyse ist das Ishikawa-Diagramm, auch Fischgräten-Diagramm genannt. Hier wird durch eine genaue Analyse des Prozesses, durch Auswertung von Dokumenten und Schwachstellen sowie durch Gespräche mit Mitarbeitern ermittelt, worin die Mängel begründet sind. Nach Ishikawa gibt es folgende Fehlerquellen:

  • Maschine: Die Technik, die im Prozess eingesetzt wird, funktioniert nicht zuverlässig.
  • Mensch: Die Mitarbeiter sind nicht ausreichend qualifiziert oder engagiert für die Ausführung der Aufgaben im Prozess. Es fehlt an Wissen oder Erfahrung.
  • Material: Die eingesetzten Ressourcen, Werkstoffe, Material oder Informationen haben Fehler sind unvollständig oder passen nicht.
  • Methode: Die Anweisungen für die Durchführung des Prozesses sind nicht korrekt oder passen nicht zum Prozesszweck. Sie sind nicht auf die übergeordneten Ziele ausgerichtet. Oder der gesamte Prozess ist falsch konzipiert, indem die einzelnen Prozessschritte nicht aufeinander abgestimmt sind.
  • Milieu (Umfeld): Die Rahmenbedingungen sind nachteilig für den Prozessablauf. Ziele ändern sich ständig, es treten Störungen auf, Budgets sind zu knapp bemessen oder technische oder physikalische Einflüsse machen sich bemerkbar (Hitze, schlechte Luft, Lärm).
    Mithilfe eines Ishikawa-Diagramms werden diese fünf Bereiche (5 M) genau durchleuchtet und es wird nach entsprechenden Ursachen für die Schwachstellen geforscht. Abschließend werden die Ergebnisse in einem Diagramm abgebildet, das wie folgt aussehen kann.

Ishikawa-Diagramm

Fazit

Fast jeder Unternehmensprozess lässt sich optimieren. Dafür müssen Unternehmen ihre Prozesse kennen und dokumentieren. Durch die Prozessanalyse werden Prozessrisiken und Ineffizienzen aufgedeckt, wie beispielsweise: Wird Arbeit doppelt gemacht? Werden alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllt? Sind die Bearbeitungszeiten akzeptabel?

Eine konsequente Zeiterfassung hilft festzustellen, an welchen Stellen die „menschliche Arbeitskraft“ verschwendet wird. Anschließend kann überlegt werden, wie sich Arbeitsschritte besser strukturieren und effizienter gestalten lassen. Das entlastet die Mitarbeiter und beschleunigt die Abläufe. Probleme in Prozessen können viele Ursachen haben. Häufig sind Missverständnisse, Kommunikationsdefizite und Datensilos mit verantwortlich, wenn es nicht „rund läuft“.

Sie möchten Ihre Prozesse überprüfen und Optimierungspotenziale offenlegen? Dann setzen Sie sowohl bei der Prozessanalyse des Betriebsgeschehens als auch bei der anschließenden Prozessoptimierung auf das bewährte Know-how der REFA Consulting AG. Profitieren Sie von Anfang an von der Methodenkompetenz, Praxiserfahrung und tatkräftigen Unterstützung unserer Berater.

Ihre Ansprechpartnerin

Bettina Dirks
Bettina Dirks
Koordination Consulting
0231 9796-135
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