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Den Workflow verbessern – durch Prozessoptimierung

Schlank und effizient soll es zugehen in unseren Unternehmen – das preist die Lean-Philosophie an, um zu vermeiden, dass wertvolle Energie für Arbeitsschritte verschwendet wird, die nicht zur Wertschöpfung beitragen. Wer „lean“ ist, macht sich frei von Überproduktion, Zeitverlusten an nicht funktionierenden Schnittstellen, Leerläufen durch schlechte Koordination der Arbeitsschritte oder Verzögerungen durch unzureichende Kommunikation.

Meistens sind Prozesse jedoch nicht perfekt, sondern von Störfaktoren unterbrochen – das kostet Zeit und Geld. Wer seine Unternehmensabläufe verbessern möchte, sollte diese im Detail betrachten und so aufeinander abstimmen, dass alles reibungslos läuft. Nur wie?

Wichtig ist es zunächst, die bestehenden Prozesse zu analysieren: Wer den Ist-Zustand eines Prozesses kennt, ist mit ihm vertraut und erkennt Fehlerquellen einfacher. Meist werden sie allein dadurch schon effizienter. Nun gilt es zu verbessern. Hierfür muss man die Arbeitsabläufe genauestens unter die Lupe nehmen. Diese Fragen können dabei helfen:

  • Sind die Verantwortlichkeiten geklärt?
  • Sind keine überflüssigen Schnittstellen vorhanden?
  • Funktionieren die IT-Systeme einwandfrei und sind sie so aufeinander abgestimmt, dass kein doppelter Aufwand entsteht?
  • Wurden Risiken nach ihrer Wahrscheinlichkeit bewertet und können – nur nötige – Vorsorgen getroffen und negative Auswirkungen vermindert werden?
  • Sind Durchlaufzeiten optimiert, Liegezeiten minimiert und fließen die Aktionen mit Blick auf das Wesentliche am Ende der Produktionskette?

Wer sich mit solchen Fragen auseinandersetzt, erkennt die Notwendigkeit, die Dinge im Detail zu betrachten. Schon kleinste Hindernisse im Workflow können große Auswirkungen auf den gesamten Produktionsprozess haben.

Der Unternehmensberater Axel Schröder weist in einem Artikel auf www.impulse.de beispielsweise auf eine interessante Methode zum Thema Durchlauf- und Bearbeitungszeiten hin – nach dem Motto „Ziehen statt Drücken“ kann man so ganz einfach die Effizienz der Prozesskette steigern. Dabei sieht er einen klaren Vorteil darin, die Prozesskette von hinten aufzurollen, also beim Kunden anzufangen. Dieser gebe den Takt vor, nach seiner Nachfrage solle produziert werden. Denn wer mehr produziert, als abgekauft werden kann, verschwendet Ressourcen.

Um herauszufinden, ob die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten im eigenen Unternehmen optimal laufen, empfiehlt Schröder, sowohl die Zeit, die für einzelne Arbeitsschritte verwendet wird, genau aufzuschreiben, als auch die Zeit vom Eingang der Kundenanfrage bis zur Auslieferung. Ist die Durchlaufzeit wesentlich höher als die eigentliche Bearbeitungszeit, sollte der Prozess im Detail geprüft werden, um Fehlerquellen aufzuzeigen.

Wenn Sie mehr zum Thema Prozessoptimierung erfahren möchten und auch in Ihrem Unternehmen Antworten auf die oben genannten Fragen erhalten wollen, vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin mit unseren Experten.

Ihre Ansprechpartnerin

Bettina Dirks
Bettina Dirks
Koordination Consulting
0231 9796-135
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