In einer Kommunalverwaltung war unter anderem die Überlastungsanzeige der Beschäftigten Anlass für eine Arbeitsplatzanalyse. Auf dem betreffenden Arbeitsplatz gab es in der Vergangenheit eine Vielzahl von Veränderungen. So wurden beispielsweise neue Aufgaben in das vorhandene Arbeitsgebiet integriert.
Da der Verwaltung weder Bearbeitungszeiten noch Fallzahlen für das betreffende Arbeitsgebiet vorlagen, beauftragte sie REFA mit der Bestandsanalyse des vorgenannten Aufgabengebietes.
Ziel der REFA-Beratung
Im Rahmen der Arbeitsplatzanalyse wurden die folgenden Untersuchungsziele verfolgt:
- Erstellung eines Aufgabengliederungsplans
- Festlegung/ Eingrenzung der Arbeitsaufgaben
- Vorschläge zur Standardisierung
- Feststellung von Optimierungspotenzialen in der Aufbau- und Ablauforganisation
- Aussagen zur Auslastung der Beschäftigten
REFA-Vorgehensweise
Das REFA-Vorgehensmodell zum Organisationsmanagement stellt die Basis für die durchzuführende Arbeitsplatzanalyse dar. Darüber hinaus orientieren sich die Berater in öffentlichen Verwaltungen an dem "Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung" (Herausgeber: Bundesministerium des Innern).
Vorgehensweise im konkreten Projekt
- Dokumentenrecherche/ Sichtung der übersandten Unterlagen zur Ausgangssituation
- Analyse des Arbeitsplatzes/Aufnahme des Ist-Zustandes
- Erstellung eines Interview-Fragebogens und persönliches Interview
- Schriftliche Stellungnahme zum Ergebnis der Arbeitsplatzanalyse
Ergebnisse der Arbeitsplatzanalyse
Zur Festlegung und Eingrenzung der Arbeitsaufgaben fand ein gemeinsamer Workshop mit dem gesamten Team statt. In diesem wurden Doppelarbeiten eliminiert, Prozessabläufe gestrafft und Informationsverluste an den entsprechenden Schnittstellen thematisiert.
Neben der Straffung der Arbeitsaufgaben diente dieser Workshop der Teambildung und trug wesentlich zur Verbesserung des Arbeitsklimas bei.
Durch die aufgabenkritische Prüfung und die Festlegung bzw. Eingrenzung der Arbeitsaufgaben konnte ein Stellenmehrbedarf verneint und demzufolge zusätzliche Personalkosten (eine Stelle mit jährlichen Kosten in Höhe von 45 000 Euro) vermieden werden.
