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Kein Arbeitsablauf/Geschäftsprozess ist so gestaltet, dass er über alle Zeit den wechselnden Anforderungen optimal entspricht. Prozesse, Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen müssen deshalb regelmäßig auf Engpässe und Schwachstellen überprüft werden. Wird eine Schwachstelle identifiziert, so ist diese zu untersuchen. Wie gravierend ist die Schwachstelle als solche? Wie kann sie am besten beseitigt werden? Welche Effekte hat eine Beseitigung auf den Gesamtprozess?

Schwachstellenanalyse – systematisch das Optimierungspotenzial erschließen

Im Rahmen der Schwachstellenanalyse wird zunächst eine Datenerhebung durchgeführt. Dabei wird der Betrieb in all seinen Abläufen genauestens unter die Lupe genommen. Gesucht wird nach offenkundigen und versteckten Schwachstellen, nach Engpässen in der Abfolge der Prozesse, nach Kommunikations- oder Produktivitätslücken und nach allem, was den Prozess im Unternehmen behindern oder verlangsamen könnte.

Auf Basis der Ergebnisse werden nun die Ursachen für die Schwachstellen untersucht. Sind diese gefunden und können klar benannt werden, wird ein Maßnahmenkatalog zur Prozessoptimierung aufgestellt. 

Wer regelmäßig Schwachstellenanalysen in seinem Unternehmen durchführt, stellt systematisch die Funktionsfähigkeit des Wertschöpfungsprozesses sicher, vermeidet unnötige Ressourcenverluste und erhöhte Kosten. Schwachstellenanalysen tragen somit zur Zukunftssicherung und zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bei.

Schwachstellenkategorien

Jeder Prozess kann bezüglich einer Vielzahl von Merkmalen analysiert und bewertet werden. Welche letztlich betrachtet werden, hängt von der übergeordneten Zielsetzung des Unternehmens ab. Generell lassen sich drei Schwachstellenkategorien unterscheiden:

Prozessqualität

Hierunter fallen alle Schwachstellen, die dazu führen, dass der Prozess seinen Zweck nicht angemessen erfüllt und vorgegebene Ziele nicht erreicht werden. Meistens zeigen sich die Schwachstellen in hohen Fehlerraten, schlechter Ergebnisqualität (Ausschuss) sowie in Form von Störanfälligkeit oder Ausfallrisiken des Prozesses (häufige Unterbrechungen, hoher Wartungsaufwand).

Prozesszeit

Lange Durchlaufzeiten sind ein möglicher Indikator für Schwachstellen im Prozess. Die Durchlaufzeit ergibt sich aus der Summe der Zeitbedarfe für die einzelnen Prozessschritte wie beispielsweise Bearbeitungszeiten, Transportzeiten, Liegezeiten, Wartezeiten oder Rüstzeiten. Ein weiterer Indikator kann eine unzureichende Termintreue sein; häufige Verspätungen sind ein Zeichen für Schwachstellen.

Prozesskosten

Hierunter fallen alle mit einem Prozess und seinen Leistungsmengen verbundenen Kosten. Diese sind abhängig vom Personaleinsatz, von der Maschinen- und Anlagennutzung, von Fehlerraten, Effizienzgraden bei Energie- und Materialverbrauch, vom Wartungsbedarf oder von der Nutzung von Flächen und Einrichtungen.

Um Schwachstellen erkennen zu können, müssen Indikatoren definiert werden, an denen die Leistung des Prozesses gemessen wird. Die Leistung drückt sich in der Regel in Kennzahlen aus. Weicht der Messwert einer Kennzahl von einer Zielvorgabe oder einem Soll-Wert ab, ist dies ein sicheres Zeichen dafür, dass eine Schwachstelle und somit ein Optimierungspotenzial im Prozess vorliegt.

Methoden der Schwachstellenanalyse

Für die Schwachstellenanalyse stehen verschiedene Methoden zur Verfügung.

Am häufigsten werden klassische Checklisten eingesetzt, mit denen man bekannte Fehler einfach im eigenen System identifizieren kann. Grundlage sind meistens Erfahrungen, die man schon mit ähnlichen Prozessen oder Vorgängen gemacht hat.

Die strukturierte Analyse ist besonders in der IT und hier in der Softwareentwicklung eine beliebte Methode, um Denk- und Konstruktionsfehler in einem System zu erkennen.

Die SWOT-Analyse ist besonders gut geeignet, eventuelle Probleme zu erkennen. Hier werden nicht nur die Schwächen, sondern auch die Stärken in einem Prozess identifiziert.

Das Ishikawa-Diagramm lässt sich gut bei der Entwicklung von neuen Vorgängen einsetzen. Dabei werden Ursache und Wirkung in Produktionsablauf-Szenarien gegenübergestellt.

REFA Consulting – Optimierer für Zeiten und Prozesse

REFA Consulting ist eines der führenden Beratungshäuser für Prozessoptimierung und unterstützt Unternehmen bei Prozessanalyseprojekten in der Produktion, Arbeitsvorbereitung (AV), bei Rüstvorgängen, in der Instandhaltung und Logistik sowie im Rahmen des Aufbaus einer Zeitwirtschaft.

Wir optimieren Prozesse mit Hilfe der REFA-Methodik. Hierbei werden Durchlaufzeiten minimiert, Qualitätsstandards gesichert und Kosten gesenkt. Im Ergebnis wird so die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gestärkt und dessen betriebswirtschaftliches Ergebnis verbessert.

Lernen Sie anhand des Fallbeispiels Prozessoptimierung unsere Arbeitsweise kennen.

Ihre Ansprechpartnerin

Bettina Dirks
Bettina Dirks
Koordination Consulting
0231 9796-135
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