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Case Studies, Fallstudien und Fallbeispiele

Case Study Prozessoptimierung

Prozessoptimierung bei einem Pharma-Unternehmen

Projektzeitraum: März 2016 – Juni 2016,
Deutschland, Baden-Württemberg
Beteiligte Berater: 3


Ausgangssituation

Das Unternehmen der Pharmaindustrie in Deutschland war in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. In dieser Zeit sind mehrere innovative Produkte auf dem Markt erfolgreich platziert worden. Die vorhandenen Kapazitäten sind in der Vergangenheit im Produktionsbereich ständig erweitert worden.

Das Unternehmen stand vor der scheinbar konträren Aufgabe, die Lieferfähigkeit bei gleichzeitiger Reduzierung der Kapitalbindung zu gewährleisten.

Ziel der REFA-Beratung

Das Ziel der Beratung bestand in der Untersuchung der Prozesse auf mögliche Potenziale in der Organisation sowie der Steuerung, die Identifikation von „Blindleistungen“ und „Verschwendungen“. Einen Schwerpunkt bildeten dabei die Betrachtung der Lager- und Auftragsfertigung. Hier sollten Chargen und Produktreihenfolgen optimiert werden.


REFA-Vorgehensweise

Die allgemeine Vorgehensweise zur Prozessoptimierung erfolgt bei REFA Consulting meist in den folgenden drei Schritten:

Case Study Prozessoptimierung

Schritt 1 - Auftragsdurchlauf

Grundlage für eine effiziente Organisation ist Transparenz in den Prozessen und Abläufen sowie eine klare Zieldefinition für das betrachtete Arbeitssystem. Hierzu wurde anfänglich der Auftragsdurchlauf im untersuchten Bereich herangezogen.

Die Dokumentation des Auftragsdurchlaufes erfolgte im Rahmen einer Prozessanalyse. Für den Schwerpunktbereich Produktion und Verpackung erfolgte die Aufnahme differenzierter – unter gleichzeitiger Erfassung von Auffälligkeiten und Schwachstellen, die auch in vorgelagerten Bereichen oder dem Overhead ihre Ursache haben können.

Die Auswertung dieses Dokumentes konnte dem Auftraggeber sowohl als Bericht als auch als interaktives HTML-Dokument übergeben werden. Das Voranschalten dieser Aufgabe war wichtig, um den Informationsfluss transparent und Schnittstellen sichtbar zu machen.

Die Prozessaufnahme erfolgte durch direkte Einbindung der beteiligten Mitarbeiter der Wertschöpfungskette im Interview oder im Workshop. Dadurch war auch die Betrachtung der Schnittstellen gewährleistet.
Ergebnisse der Prozessanalyse:

  • Dokumentierte Prozessabläufe mit Schwachstellen und Arbeitsschritten
  • Aussage zu den Steuerungs- und Planungsmechanismen und ob diese die Anforderungen an eine moderne Organisation erfüllen
  • Liste mit Auffälligkeiten und möglichen Lösungsansätzen aus den Ablaufdarstellungen und den Beobachtungen an den Arbeitsplätzen vor Ort
  • Potenziale in den Schnittstellen

Schritt 2: Beobachtungen vor Ort, Interviews, Datenauswertung

Im Anschluss an den ersten Workshop erfolgte eine direkte Beobachtung der Arbeitsweise und der Arbeitsinhalte an den Arbeitsplätzen. Durch die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern bestand hier die Möglichkeit, ein genaueres Verständnis für die Abläufe zu erlangen.

Dieser Abschnitt schloss auch die Betrachtung des ERP-Systems bezüglich wesentlicher Anforderungen an Planungs- und Steuerungsaufgaben mit ein.

Die Betrachtung der Losgrößen dienten als Bewertungsgrundlagen für:

  • SAP,
  • Zeiten,
  • Materialwirtschaft,
  • Kapazitäts- und Terminplanung.

Ergebnisse der Beobachtung der Prozesse:

  • Thematische Liste mit Auffälligkeiten zur Abbildung der tatsächlichen Situation
  • Dokumentierte Vorgänge
  • Benennung des erkannten Potenzials
  • Lösungsvorschlag zur Potenzialfreisetzung. 

Schritt 3: Prozessdatengewinnung und Beobachtung

Um ein repräsentatives Abbild der Ist-Prozesse im Produktionsbereich mit allen planmäßigen und unplanmäßigen Zeitanteilen zu schaffen, war eine Prozessdatenerhebung und Beobachtung an zu definierenden, repräsentativen Arbeitsplätzen durchzuführen.

Dabei ging es vorrangig um die zeitliche Bewertung von Auffälligkeiten und Verbesserungspotenzialen der Fertigungs- und Montageprozesse. Hierfür wurden die Prozessbeobachtungen mindestens über einen Beobachtungstag je Arbeitsplatz über alle Schwerpunktarbeitsplätze durchgeführt.

Vorbereitung der Prozessdatengewinnung:

  • Die zu erfassenden Zeiten bzw. die Ablaufarten für den Menschen und für die Betriebsmittel wurden festgelegt.
  • Die Studiengerüste für die Prozessdatenerfassung (Ablaufstudie) wurden erarbeitet.
  • Für die Datenerhebung wurden die Ablaufabschnitte für die Bearbeitungsprozesse gebildet und die entsprechenden Ablaufarten zugeordnet.

Aufgabe war es, den Anteil der unplanmäßigen, unproduktiven Zeiten zu erfassen und deren Ursachen zu ermitteln.

Ergebnis der Prozessdatengewinnung:

  • Thematische Liste mit Auffälligkeiten zur Abbildung der tatsächlichen Situation
  • Ermittelte Zeitanteile für planmäßige und unplanmäßige Zeiten im Fertigungsprozess
  • Ursachen/Gründe für Blind- und Fehlleistungen
  • Bewertung des erkannten Potenzials
  • Lösungsvorschlag zur Potenzialfreisetzung.

Ergebnis des Beratungsprojektes „Prozessoptimierung“

Einsparungsvolumina:
200.000 – 250.000 Euro pro Geschäftsjahr durch systematische Prozessoptimierung
durch die REFA Consulting AG.


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