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refa journal

Leistungskennzahlen in der Gebäudereinigung

Nachvollziehbare Richtwerte für eine effiziente Kalkulation

Vor einigen Jahren wurden von REFA Handbücher angeboten, in denen beispielhaft Leistungskennzahlen zur Gebäudereinigung veröffentlicht worden sind. Gerne griffen die Gebäudereiniger auf diese Handbücher zu, konnte man daraus doch sehr schnell Kennzahlen und Richtwerte für die eigenen Kalkulationen entnehmen. Allerdings kann man bei einer solchen Kalkulation auch ordentlich „daneben liegen“, wenn die Parameter des zugrunde liegende Objektbeispiels sehr von dem zu kalkulierenden abweicht.Die Übernahme von fremden Zahlen kann gerade bei größeren Objekten zu Fehlern in der Kalkulation führen, die teuer werden können. Der Verfasser dieses Beitrags empfiehlt deshalb sowohl Objektbetreibern als auch Reinigungsunternehmen eine objektspezifische Ermittlung von Kennzahlen und gibt dazu einige Hinweise.

Die Leistungskennzahl in der Dimension „m²/h“ gibt an, wie viel m² der zu reinigenden Fläche gemäß Leistungsverzeichnis vom Dienstleister gereinigt werden kann. Dabei ist der Leistungsgrad von vielen Faktoren abhängig, die nicht 1:1 von einem Objekt auf das andere übertragbar sind.

Die Facetten bei der Ermittlung von Leistungskennzahlen sind zu vielschichtig, als dass in einem Handbuch alle Parameter abgedeckt werden könnten. Die Reinigungsleistung wird außer von den baulichen Gegebenheiten vor allem vom technischen Equipment und vom Reinigungspersonal bestimmt. Das in der Regel vertraglich vereinbarte Leistungsverzeichnis, in das die Kennzahlen einfließen, wird dann als erfüllt angesehen, wenn der der Objektbetreiber keinen begründeten Anlass zur Beschwerde hat.

Die ermittelten Leistungswerte müssen bei Veränderung von Raumausstattung, Reinigungshäufigkeit, Reinigungsverfahren, Bodenbelägen und auch bei Änderung der Raumnutzung an die neuen Rahmenbedingungen angepasst werden! Dies gilt gleichermaßen für die Objektgröße. Kleinere Objekte dürfen nicht mit den gleichen Leistungskennzahlen belegt werden wie große.


Müssen für jedes Objekt Leistungskennzahlen ermittelt werden?

Das muss natürlich der verantwortliche Dienstleister immer selber für sich entscheiden. Grundsätzlich sollte man jedoch schon im Vorfeld betrachten, wie wichtig der Auftrag für einen ist und welche Kompetenzen man gegenüber demObjektbetreiber kommuniziert, wenn man einige Leistungskennzahlen vor Ort ermittelt. Der Verfasser dieses Beitrages vertritt die Auffassung, dass das Feedback durchaus positiv sein wird. Zum einen bringt der Dienstleister seine Kompetenz zum Ausdruck und zum anderen kann schon vor Angebotsabgabe eine Beziehung zum Objektbetreiber aufgebaut werden.

Der Dienstleister hat zudem die Möglichkeit, das Objekt detaillierter aufzunehmen als in der üblichen Begehung vor Abgabe der Angebote. Reinigungsmittel und deren Konzentration können im Objekt getestet werden. Wegezeiten für das Erreichen der zu reinigenden Reviere und für das Entsorgen der Schmutzflotte sowie des anfallenden Mülls können objektspezifisch aufgenommen werden. Oder anders gesagt: „Wie professionell empfinden wir eine Werkstatt, die nach der Schilderung eines Problems am Auto eine Probefahrt macht, um die Kundenaussage genauer eingrenzen zu können.“

Je größer das Objekt, desto notwendiger sind Leistungskennzahlen.

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Die Auswahl der richtigen Reinigungsmaschine erfordert eine fachkundige Beratung


Wann kann auf beispielhafte Leistungskennzahlen zurückgegriffen werden?

Hier kommt es darauf an, wo die Leistungskennzahlen herkommen und wer diese verwenden möchte. Zwischen Vergabeseite und Dienstleisterseite werden oft große Unterschiede gemacht.

Bei Ausschreibungen geht es der Vergabestelle (beim Objektbetreiber) vor allem um realistische Leistungskennzahlen, die die Angebote vergleichbar machen. Auftraggeber verwenden daher gerne beispielhafte
Leistungskennzahlen als grobe Orientierung bei der Vergabe von Aufträgen.

Auftragnehmer sollten beispielhafte Leistungskennzahlen nur als Hilfsmittel nutzen. Jeder Betrieb ist anders organisiert, hat andere Strukturen und einen anderen Standard beim Einsatz von Reinigungsmitteln, Equipment und Reinigungspersonal. Dies lässt sich nie 1:1 übernehmen und bedarf immer einer objektspezifischen Anpassung.


Wie können Leistungskennzahlen für ein Objekt ermittelt werden?

Vor der Ermittlung von Leistungskennzahlen sollten zunächst folgende Parameter betrachtet werden:

  • • die Haupttätigkeit (Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Sondereinigung usw.)
  • • körperliche Konstitution der Reinigungskräfte Leistungsfähigkeit, auch Alter (Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation führen zu einer höheren Leistungsfähigkeit)
  • • Ausbildungsstand (je höher der Ausbildungs- und Wissensstand, desto besser ist die Reinigungsqualität, regelmäßige Schulungen von Reinigungskräften fördern den Ausbildungsstand)
  • • Einsatz von Reinigungsmaschinen und Equipment
  • • Wegezeiten im Revier
  • • Wegezeiten zur Ver- und Entsorgung von Reinigungsmitteln, Werkzeugen, Schmutzflotte sowie der Müll und Wertstoffentsorgung 
  • • Organisation der Reinigung (Revierplanung, Reviergröße, Organisation des Reinigungswerkzeuges)
  • • Nebentätigkeiten/zusätzliche Tätigkeiten (tagesbedingte Zusatzleistungen)
  • • ablaufbedingtes Unterbrechen der Tätigkeit, auch Wartezeiten störungsbedingtes Unterbrechen der Tätigkeiten (dies kann ein Alarm, ein defekter Wasser-Ab- oder Zufluss, defekte Schließanlage usw. sein)
  • • persönlich bedingtes Unterbrechen der Tätigkeit (leider zählt hierzu mittlerweile auch die Nutzung des persönlichen Mobiltelefons)
  • • Erholen.

Zusammengefasst werden können diese Faktoren dann in Grundzeit, Erholungszeiten und Verteilzeiten, um schließlich die Zeit je Einheit – die Leistungskennzahl – zu erhalten.

Wie werden die Leistungskennzahlen in der Praxis ermittelt? Unser Hauptaugenmerk sollte hier auf die Ermittlung der Grundzeitgelegt werden. Die Grundzeit, bestehend aus Haupttätigkeit, Nebentätigkeit und ablauf bedingtes Unterbrechen der Tätigkeit, ist die Zeit, die von der Reinigungskraft im Objekt zur Ausführung der Arbeiten benötigt wird.

Für den Dienstleister ist es zweckmäßig, Leistungskennzahlen für eine Raumgruppe in einem Objekt mit zwei bis drei Räumen beispielhaft aufzunehmen. Für mehr wird in der Regel die Zeit fehlen. Bei den Zeitaufnahmen sollten die nachfolgend beschriebenen Punkte betrachtet werden.


Ermittlung der aufzunehmenden Räumlichkeiten, um einen möglichst objektrealistischen Wert zu erhalten

Grundsätzlich gilt: Je mehr desto besser. Realistisch und praktikabel sind jedoch meist nur zwei Räume. Hier kommt es vor allem darauf an, Räumlichkeiten zu wählen, die die tatsächlichen Reinigungsarbeiten reproduzierbar machen. Beispielsweise sollten in einem Bürokomplex, der zu 80 % aus Büros mit 40 m² Grundfläche und jeweils vier Arbeitsplätzen besteht, genau diese Büros zur Zeitaufnahme gewählt werden.

Genauso sollte vorgegangen werden, wenn der Einsatz von Maschinen geprüft wird. Hier empfiehlt es sich, einen starken Maschinenpartner zu wählen, der gerade bei größeren Objekten auch mehrere Maschinen gleichzeitig zur Verfügung stellen kann.

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Besondere Ausstattungsmerkmale der eingesetzten Maschinen haben objektbezogen Einfluss
auf die Leistungskennzahlen (Foto: Hako)


Festlegung von Arbeitsverfahren, Arbeitsmethode und Arbeitsweise

Nach Festlegung des Arbeitsverfahrens (z. B. Nassoder Trockenreinigung) wird während der Probereinigung festgestellt, welche Arbeitsweise objektspezifisch am sinnvollsten ist. Entsprechend der festgestellten Arbeitsweise wird die Arbeitsmethode dann dem Objekt angepasst.


Fachberatung zum Einsatz von Reinigungschemie und Reinigungsmaschinen

Die Fachberater der Reinigungsmaschinen-Hersteller und deren Vertriebspartner müssen aufgrund von Objektbeschreibungen eine Vorauswahl von geeigneten Maschinen empfehlen können.

Gerade auf die Auswahl von Maschinen sollte ein großes Augenmerk gerichtet sein. Kleine Unterschiede bei den Maschinen können in den verschiedensten Objekten wesentliche Unterschiede in der Ermittlung der Leistungskennzahlen ausmachen. Das gilt beispielsweise für die automatische Befüllung und Dosierung, verbesserte Pads bzw. Padhalter oder für Bürstsysteme, die Arbeitszeit einsparen. Ein geringerer Verbrauch der Reinigungsflotte führt zu geringeren Rüst- und Wegezeiten, die gerade beim Einsatz von Reinigungsmaschinen nicht zu vernachlässigen sind.

Gleiche Beachtung verdient auch die Auswahl von Reinigungschemie. Hier gibt es keine „Eierlegende Wollmilchsau“. Was in dem einen Objekt die Leitungslösung ist, ist in einem anderen Objekt unpraktikabel. Bei langen Wegezeiten zur Reinigungskammer kommt nur eine Sprühreinigung mit fertigen Reinigungslösungen in Frage. Zusätzliche Zeiten, die beim Dosieren und Befüllen von Sprühflaschen anfallen, sollten dann vermieden werden.


Durchführung von Probereinigungen

Die Durchführung der Probereinigung ist bei der Ermittlung von Leistungskennzahlen der wichtigste Part. Eine Frage stellt sich hier immer wieder, nämlich ob die Probereinigung von einer Reinigungskraft oder einer anderen Person (in kleineren Betrieben der Inhaber selber, der Objektleiter oder eine spezielle Fachkraft) ausgeführt werden soll. Auftraggebern sei immer das Hinzuziehen einer externen Fachkraft empfohlen, eines externen Beraters, der objektspezifisch Leistungskennzahlen ermittelt. Hier kann beispielsweise auch geklärt werden, ob zum Beispiel eine Halle „nur“ gefegt oder tatsächlich gekehrt werden soll.

• Wie oft soll die Probereinigung durchgeführt werden?

Die Erfahrungen haben gezeigt, dass auch bei der Ermittlung von Einzelzeiten der Raum stets in Gänze zu reinigen ist. Dies führt dazu, dass bei der Probereinigung immer zwei Personen zugegen sein müssen: Person 1 führt die eigentliche Reinigungsarbeit aus und Person 2 notiert die entsprechenden Zeiten. Um einen möglichst realistischen Durchschnittswert zu erhalten, sollte die Probereinigung nach Möglichkeit mindestens dreimalig erfolgen. Aus den ermittelten Zeitwerten sollten im Anschluss ein Durchschnittswert gebildet werden.

• Was ist bei den Rüst- und Wegezeiten zu beachten?

Rüst- und Wegezeiten können sehr unterschiedlich sein und stellen in manchen Objekten den Dienstleister vor ein großes logistisches Problem. Zum einen kann es Objektbereiche geben, die räumlich weit voneinander getrennt sind, aber nicht über eigene Reinigungskammern verfügen. Hier haben Wegezeiten mitunter großen Einfluss auf die Leistungskennzahlen. Das gleiche gilt auch für die Abfallentsorgung. Wo wird der Abfall entsorgt? Gibt es im Objekt oder auf dem Betriebsgelände Sammelstellen, wo die Reinigungskraft den anfallenden Müll entsorgt.

Zu beachten sind Rüst- und Wegezeiten auch beim Befüllen und Entleeren von Reinigungsmaschinen. Sind im Objekt Dosiersysteme vorhanden? Gibt es eventuell ein Schnellbefüllsystem? Wo kann die Schmutzflotte (Schmutz, Schmutzwasser) entsorgt werden?

In einem Objekt, dass der Dienstleister bis dato noch nicht betreut, wird es schwierig sein, Maschinen einzubringen, diese probehalber zu befüllen, um hier realistische Zeiten zu bekommen. Hier kann es hilfreich sein, auf eventuell schon vorhandene Objekte zurückzugreifen und baugleiche Maschinen probeweise zu befüllen, nachdem man im Vorfeld die Wege im neuen Objekt gemessen hat. Ein Annäherungswert wird hier immer noch aussagekräftiger sein als ein frei erfundener Wert und eine entsprechend unrealistische Leistungskennzahl am Ende.


Konsequenzen bei fehlenden oder falschen Leistungskennzahlen

Je größer das Objekt ist, für das ein Angebot abgegeben werden soll, desto notwendiger wird die Ermittlung von Leistungskennzahlen vor Ort. Sollten diese stark von der Realität des Reinigungsbetriebes abweichen, dann kann das letztlich dazu führen, dass die Reinigungsqualität darunter leidet oder die Gesamtkalkulation nicht gehalten werden kann, da die ermittelte Arbeitszeit überschritten wird.

Hier kann es dann auch zu völlig überzogenen Leistungswerten kommen. Wie wäre es sonst möglich, dass ein Dienstleister für die Reinigung einer Räumlichkeit eine Leistungskennzahl – ohne vorherige Ermittlung und ohne Überprüfung im laufenden Betrieb – angibt, die die von REFA ermittelte Leistungskennzahl um mehr als das Dreifache übertrifft. In der Konsequenz wird dieser Dienstleister sein Objekt vermutlich bei einer neuen Ausschreibung verlieren.


Fazit

Die Ermittlung von Leistungskennzahlen für die Gebäudereinigung zahlt sich aus. Realistische Leistungskennzahlen, die für ein Objekt einmal ermittelt worden sind, lassen sich bei Erweiterungen im Objekt immer wieder anpassen und sorgen so langfristig für eine lohnende Investition.

Leistungskennzahlen, die von jemand anderem, einer anderen Institution oder sonstiger Stelle ermittelt worden sind, beziehen sich auf ein konkretes Objekt. Eine 1:1-Übertragung auf ein anderes Objekt führt ohne Überprüfung der Bestimmungsfaktoren in der Regel zu unrealistischen Kennzahlen.

Jeder Objektbetreiber ist deshalb gut beraten, wenn er sich die Zeit nimmt und die Mühe macht, Leistungskennzahlen ermitteln zu lassen oder sich in der Ermittlung von Leistungskennzahlen qualifizieren zu lassen. Wenn diese Qualifizierung dann noch mit Optimierungsmöglichkeiten kombiniert wird, dann sind im Bereich Facilitiy Management die Weichen richtig gestellt, die langfristig zu Kosteneinsparungen
führen werden. 


Verfasser

hintze

Sascha Hintze
Lizensierter REFA-Fachberater
für den Bereich
Facility Management,
Gebäudereinigermeister,
öffentlich bestellter und
vereidigter Sachverständiger
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